Управление записями процедура

Документированная процедура управление записями управления этой документацией и ее хранения, а также ответственных исполнителей этих работ, а также порядок управления внешней нормативной информационной документацией, ее хранение, а также ответственных исполнителей этих работ. Ответственным за процесс управления документацией СМК является менеджер по качеству — начальник испытательной лаборатории. Лица, ответственные за учет, хранение и актуализацию НД в испытательной лаборатории назначаются приказом хххххххххххххххххххххх 4 Входные данные управление записями а процесс управления нормативными документами: - потребность в НД; - производственная необходимость в своевременной актуализации НД; б процесс управления документацией СМК: - выходные данные всех документированных процедур; - указания высшего руководства по изменению документации; - предложения по улучшению документации; - внешние документы, относящиеся к СМК; - изменения законодательства Республики ; - результаты аудитов. При необходимости к стандарту прилагаются изменениЯ 5. Заявки на приобретение ИУСов могут быть устные в виде телефонограммы или письменные произвольной формы. Вся полученная информация, а также информация о новых нормативных документахприменяемых при строительстве управление записями процедура руководству испытательной лаборатории для анализа и последующего отбора НД, необходимых для приобретения. Заявка на приобретение НД, произвольной формы, составляется ответственным специалистом и подается в управление записями процедура, осуществляющую информационное обслуживание. Документы системы менеджмента качества испытательной лаборатории состоят из управление записями процедура уровней: Уровень 1 — Политика в области качества Уровень 2 — Руководства по качеству Уровень 3 — Документированные процедуры Уровень 4 — Должностные инструкции, положение об испытательной лаборатории Перечень документов СМК ИЛ и НД управление записями процедура в Приложении Документы могут быть на любом носителе, исходя из интересов, потребностей ИЛ. Контрольный экземпляр документов СМК хранится у начальника лри на бумажном и электронном носителях. Документы СМК оформляются верхним колонтитулом кроме титульных листов Верхний колонтитул включает в себя таблицу, состоящую из трех разделов: Первый раздел — содержит указание о принадлежности документа Второй раздел — наименование документа Третий раздел — идентификационный номер документа В центре титульного листа указываются название документа идентификационный номер размер шрифта — 12. Нижний колонтитул включает в себя номер изменения и номер страницы в общем числе страниц. С целью идентификации документов СМК используют буквенные и цифровые управление записями процедура, например: ххххххххххххххххххххххххххххххххххххх 1 — ХХ — сокращенное наименование документа 2 — ХХ -сокращенное управление записями процедура подразделения 3 — ХХХ — обозначение порядкового номера 4 — ХХ — обозначение года издания 6. Документированная процедура: - титульный лист приложение Б ; - область применения; - нормативные ссылки; - ответственный за процесс; - требования или последовательность выполнения процесса и конкретные действия персонала по выполнению; - записи; - лист ознакомления Приложение В зависимости от описываемого процесса отдельные составляющие схемы рабочей инструкции могут быть исключены, объединены или добавлены новые. Положения об испытательной лаборатории: Проект положения об испытательной лаборатории разрабатывает его начальник на основе анализа содержания, объема работ и функций, для выполнения которых управление записями процедура подразделение например: в соответствии с приказом о его создании. Положение должно состоять из следующих разделов: - титульный лист приложение Б ; - общие положения; - структура; - обязанности; - права; - ответственность; - лист ознакомления оформляется в соответствии с Приложением Положение согласовывается с представителем руководства по качеству. Утверждает положение ххххххххххххххххххххххх С положением должны быть ознакомлены специалисты испытательной лаборатории. Должностная инструкция: ДИ должна состоять из следующих разделов: - титульный лист приложение Б ; - общие положения; - обязанности; - права; - ответственность. Должностные инструкции на работников лаборатории разрабатывает начальник ЛРИ В конце управление записями процедура инструкции указывается должность, фамилия инициалы разработчика документа, располагается его подпись и дата. Все должностные инструкции утверждает руководство предприятия. Должностную инструкцию должно знать лицо, занимающее данную должность, работник, замещающий его на время отсутствия, иные лица по указанию руководителя ИЛ. Основанием для разработки документов СМК служат: - изменения действующего законодательства Республики - результаты анализа аудитов; - предложения персонала ЛРИ - планы разработки документов. Президент, менеджер по качеству или в зависимости от области распространения документа, руководитель ИЛ, принимает решение о необходимости разработки документа. Решение может быть в письменной приказ, указание и т. При принятии решения определяются: - назначение документа, используемые документы источникипричины, побудившие разработку документа; - лицо, ответственное за разработку управление записями процедура — ответственный исполнитель, разработчик или исполнитель ; - перечень лиц, ответственных за согласование документа согласователи ; - срок окончания работы над документом и срок внедрения. Если назначается несколько исполнителей, то один из них назначается ответственным исполнителем. Ответственный исполнитель добивается от соисполнителей: - единообразия понимания назначения разрабатываемого документа всеми участниками; - адекватности понимания соисполнителями своих задач по назначению управление записями процедура документа; - единообразия управление записями процедура в различных разделах документа терминологии. Последовательность разработки документа: Ответственный исполнитель проводит подбор нормативных документов, относящихся к вопросу и назначению разрабатываемого документа. После чего, ответственный исполнитель выполняет следующие действия: a изучает нормативные документы, устанавливающие требования по проблеме разрабатываемого документа; b собирает и анализирует имеющийся в организации а также в других фирмах опыт работы управление записями процедура вопросам, охватываемым документом. С этой целью исполнитель может проводить консультации с любыми компетентными лицами, подразделениями и организациями. Собранная информация анализируется с целью возможности ее использования в разрабатываемом документе. На основании проведенного анализа ответственный исполнитель разрабатывает проект документа в соответствии с требованиями пункта 6. Разработанный проект документа не должен иметь внутренних противоречий, когда требования одного раздела документа не стыкуются с требованиями других. Согласование и утверждение внутренних нормативных документов Перечень лиц управление записями процедура согласования может быть уточнен в процессе разработки документа. Замечания и предложения представляются исполнителю в письменном виде в произвольной форме. Они должны быть аргументированными и конкретными. Исполнитель обрабатывает управление записями процедура представленные замечания и предложения, при необходимости, проводит их обсуждение со всеми заинтересованными лицами. Если по каким-либо причинам между исполнителем и согласователями не достигнута общая позиция, исполнитель выносит вопрос на рассмотрение руководителю, принявшему решение о необходимости разработки этого документа. Руководитель, изучив позиции исполнителя и согласователей по спорному вопросу, принимает окончательное решение. После подготовки согласованной управление записями процедура проекта документа, исполнитель представляет его соответствующему руководителю на рассмотрение и утверждение. Вместе с проектом документа руководителю должны быть представлены замечания и предложения согласователей и другие материалы, принятые во внимание исполнителем при разработке документа. В ходе рассмотрения согласованного документа руководитель может принять решение о доработке документа, при этом документ возвращается исполнителю. Одновременно управление записями процедура срок доработки, а также необходимость и объем действий по дополнительному согласованию. В этом случае исполнитель производит работы в объеме, согласованном с руководителем, принявшим решение о доработке. Доработанный, с учетом замечаний руководителя, проект документа исполнитель оформляет в соответствии с требованиями пункта 6. Примечание: определение кода может быть осуществлено и на более ранней стадии разработки, например, в начале работ по проекту. После выполнения пунктов пункта 6. После получения утверждающей подписи руководителя документ приобретает статус подлинника оригинала. Подлинник документа исполнитель передает главному специалисту. Отзывы в комплекте с документом направляются менеджеру по качеству для анализа и принятия решения управление записями процедура изменении документа. Выпуск Извещения об изменении производится непосредственным разработчиком, согласуется с заинтересованными лицами и утверждается руководством. Форма извещения об изменении должна соответствовать Приложению Менеджер по качеству отвечает за своевременное внесение изменений в документы системы менеджмента качества. Документы, объявленные недействительными, для исключения несанкционированного применения, помечаются «Отменен», «Заменен», «Неучтённая копия для информационных целей» или уничтожаются как недействующие. Изменения вносят в документ от руки, заменой листа или документа в целом. Способ исправления текста: Старый текст зачеркивают сплошной тонкой линией так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое. Управление записями процедура текст вписывают над старым черными чернилами. На полях рядом с исправленным текстом в круге указывается номер изменения. Например Способ замены отдельных листов: Разработчик изготавливает новые заменяющие, дополнительные страницы документа с учетом вносимых изменений и эта страница заменяется во всех зарегистрированных копиях документа. Содержание новой страницы должно полностью соответствовать содержанию изменяемых листов с учетом внесенных изменений. При изменении более чем 20% управление записями процедура содержания документа или внесении более пяти изменений он переиздается с учетом всех ранее внесенных изменений. Соответственно переиздание документа оформляется изменением номера издания в нижнем колонтитуле документа. Для проведения изменений в документе в установленный срок семь дней разработчик представляет менеджеру по качеству Извещение об изменении с приложением новых листов. Информацию управление записями процедура внесении изменения в документ указывают следующим образом: ­ разработчик вносит необходимые управление записями процедура по тексту, заполняет Управление записями процедура об изменении; ­ все изменения, в том числе заменённые листы, вносятся этим же сотрудником во все учтённые копии. При внесении изменений делается соответствующая запись в Лист учета изменений Приложение Г каждого экземпляра. Отмененные документы должны быть изъяты у пользователей и заменены при необходимости новыми. В Листе рассылки указывается информация о количестве рабочих экземплярах документа их месте нахождения. Учтенным копиям документов СМК присваиваются номера — Экз. Номер проставляется на титульном управление записями процедура документа. Отмененные документы изымаются из обращения, на все экземпляры ставится штамп или надпись «Отменен», дата и подпись менеджера по качеству. Отмененные документы подлежат списанию по акту и утилизации или могут храниться отдельно в справочных целях, в этом случае на них должна быть надпись «Для справок». Устаревшие документы хранятся в условиях, исключающих их непреднамеренное использование без разрешения хххххххххххххххх или менеджера по качеству. Выдачу рабочих экземпляров документов СМК осуществляют менеджер по качеству, исходя из области распространения документа. При хранении документов обеспечиваются условия для сохранности документов идентифицируемости, обеспечивается предохранение их от повреждения управление записями процедура потери. Устаревшие документы, сохраняемые в юридических или управление записями процедура целях, соответствующим образом маркируются «Хранение в юридических целях», «Хранение в информационных целях». Решение об уничтожении документов СМК принимает президент ххххххххххххх Документы СМК уничтожаются с оформлением «Акта об уничтожении документов СМК». Уничтожению подлежат следующие документы СМК: управление записями процедура отмененные; - замененные; - не подлежащие восстановлению из-за физической изношенности; - морально-устаревшие. Ответственность за хранение и уничтожение документов Управление записями процедура несет менеджер по управление записями процедура. Методами мониторинга и управления процессом управления документами СМК являются: - анализ данных по внутренним аудитам; - контроль со стороны начальника ИЛ за правильностью выполнения процесса управления документами СМК. Ведение записей К записям настоящей процедуры относятся: - заявки на приобретение НД; - перечень нормативных документов; - компьютерная база НД. Рекомендации по улучшению процесса Своевременное изъятие управление записями процедура идентификация устаревших документов. Своевременное получение информации и проведение актуализации в связи с выходом новых НД, внесении изменений в НД, отмене действия действующих НД. Имеет ли смысл создавать ДП для каждой лаборатории, если они отличаются, лишь, типами объектов? Или надо очень умно прописать как вы это обеспечиваете. Мы орган по сертификации ,но испытания в нашей системе проводят испытательные лаборатории ,которые допущены в систему и проверены нашей системой сертификации. Москва Есть ли разница между обязательными Документированными процедурами ДП организации специализирующейся на экспертизах, сертификационных испытаниях и выдача сертификатов соответствия и пр. Имеет ли смысл создавать ДП для каждой лаборатории, если они отличаются, лишь, типами объектов? Существует ли управление записями процедура, с которой ведется контроль ведения записей в журналах, чтобы проставить подпись и дату о проверке начальником лаборатории?

Также смотрите:

Комментарии:
  • Сергей Забелин

    20.11.2015

    Заодно можно прописать и правила работы с договорами закупки.